SAR SERVICE vi mette a disposizione un servizio on line totalmente automatizzato per stampare e recapitare la vostra corrispondenza, controllando su una apposita area riservata il recapito e la tracciabilità di ogni spedizione.

Di seguito il dettaglio di ogni fase di lavorazione.

Elaborazione e trasmissione file

L’Ufficio preposto invia i dati da stampare via e-mail con File aventi caratteristiche convenute secondo i tracciati record precedentemente concordati. Si effettueranno le prove di stampa e, ottenuta l’autorizzazione si procederà alla stampa. I file saranno lavorati secondo i tempi e le modalità concordate e dalle esigenze del Cliente.

La stampa

Ottenuta l’approvazione a stampare si avvierà il processo di stampa di quanto richiesto dal Cliente con le modalità previste, solo fronte, fronte retro della comunicazione e/o fattura, del bollettino postale con le caratteristiche previste dalla normativa del Capitolato Tecnico di Poste Italiane e fogli allegati illustrativi. A titolo informativo comunichiamo che il nostro centro stampa è fornito di 4 stampa laser con una potenzialità di stampa di 24 mila pagine ora.In linea generale si ritengono i tempi di stampa in 72 ore dall’invio dei file. Tuttavia vengono concordati con il Cliente eventuali variazioni nei tempi di stampa a seconda delle quantità previste. Le stampe delle lettere possono avere il logo del Cliente in quadricomia posto in alto a sinistra, visibile quindi dalla finestra posta sulla busta Per corrispondenza raccomandata ogni busta sarà corredata di una cartolina “Avviso di ricevimento” anche per spedizioni di raccomandata semplice. Sulla cartolina saranno stampati i dati variabili previsti dal Cliente, l’indirizzo Mittente, l’indirizzo del destinatario , un codice a barre univoco contenente i dati identificativi necessari ad individuare il destinatario in occasione di una ricerca personalizzata. La stampa dell’Avviso di Ricevimento consentirà di visionare l’immagine della cartolina con la firma di chi ha ritirato la raccomandata, (vedi Fig. 7)

L’imbustamento

Dopo la fase stampa di lettere, fatture, bollettini, allegati vari, si procederà all’imbustamento con buste concordate con il Cliente, 11x23, che possono essere senza finestra, con una finestra o con due finestre. Precisiamo che nel caso il cliente optasse per la busta chiusa possiamo personalizzare la busta con il logo del Cliente o con qualsiasi dicitura richiesta. A titolo informativo comunichiamo che Il nostro centro stampa è dotato di due imbustatrici PITNEY BOWES con una capacità di imbustamento di 10.000 pagine ora. Per la corrispondenza raccomandata, dopo l’imbustamento, viene abbinata la cartolina di Ricevimento con stampate tutte le indicazioni previste dalla cartolina di “Avviso di Ricevimento” ovvero, Mittente, Destinatario, punto firma, data di consegna ed eventuale segnalazione di avvenuto avviso di giacenza. Il carico dei relativi file contenenti i nominativi, per le raccomandate, vengono caricati sulla piattaforma dedicata affinché il Cliente possa seguire tutta la tracciabilità prevista, data di assegnazione, data di consegna, data di avviso di giacenza etc.

Il recapito

Il recapito a domicilio della corrispondenza affidataci avviene a mezzo di nostro personale nelle località della provincia di Ancona e nella città di Pesaro. Il portalettere incaricato lascerà nella cassetta postale del destinatario tutta la corrispondenza ordinaria e provvederà a richiedere una firma di consegna per la corrispondenza raccomandata. Il nostro personale è dotato di un terminale palmare che memorizza tutte le consegne che si effettuano, indicando l’orario, le coordinate GPS del punto di consegna. Tale procedura consentirà al Cliente di verificare l’avvenuto recapito e la correttezza del luogo nel quale viene lasciata la corrispondenza. Nel caso di destinatari che hanno residenza diversa dalle località indicate possiamo provvedere all’avvio attraverso i canali di Poste Italiane con affrancature scontate rispetto il prezzo di retail. Nel caso di recapiti di corrispondenza raccomandata ove non sia presente alcuna persona addetta alla casa e/o abilitata al ritiro e alla firma, lasciamo un avviso di passaggio sul quale si trova indicato che presso la nostra sede, il destinatario o un suo delegato possono ritirare la raccomandata a loro destinata. Per le località diverse dalla città di Ancona e di Pesaro lasciamo, all’indirizzo del destinatario, una cartolina di passaggio avvenuto sulla quale sono indicate le modalità per contattarci e concordare, su appuntamento, un secondo e definitivo passaggio. Le buste non ritirate dai destinatari avvisati saranno conservate, nei nostri uffici, per 30 giorni consecutivi, e successivamente inoltrate al Mittente come “Trascorsa Giacenza”. Tali invii non ritirati saranno archiviati digitalmente anch’essi sulla piattaforma di ricerca. Anche le spedizioni di corrispondenza raccomandata effettuata attraverso i canali di Poste Italiane, saranno, comunque, visibili in piattaforma dal momento che Poste Italiane ci riconsegna le cartoline di consegna firmate, le buste non consegnate e le “trascorsa giacenza”.

Tracciabilità e ricerca sul web

La tracciabilità degli invii, sia ordinari che raccomandati, con la mappatura delle varie fasi operative, come accennato in precedenza, si potrà attuare attraverso due modalità di ricerca: 1) Ricerca delle consegne effettuate di corrispondenza ordinaria, con la modalità di “ data e ora certa” sul sito httpp://sortecert.sortesrl.it) inserendo la richiesta uguale al codice previsto per quel destinatario. 2) Ricerca della corrispondenza raccomandata entrando nel sito WEB del programma di archiviazione digitale dedicato esclusivamente ad ogni singolo Cliente con le modalità indicate dalle successive figure. Per procedere alla ricerca di qualunque plico assegnatoci basterà entrare nel sito dedicato es. COMUNE DI NARNI il quale potrà entrare attraverso l’immissione delle credenziali dedicata ed esclusiva e procedere secondo le necessità dell’operatore.( figura 1)

L’operatore autorizzato entrerà nel programma di ricerca a seconda delle necessità che si presenteranno, come: ricerca per:

Tutto il materiale inviatoci verrà caricato sul sito dedicato al Comune. dove nella sessione “Quadro Statistico” saranno visibili i dati riepilogativi di ogni singolo lotto di spedizione . (figura 3)

Premendo l’icona “Dett.” Ovvero di dettaglio si vedr anno le varie fasi di lavorazione (figura 5) In questo caso Esito 1= consegnato

Premendo l’icona della ricerca ottica si aprirà una nuova maschera (figura 6), dove l’occhio indica la presenza di una immagine (figura 7) e di una lente d’ingrandimento dove si accede alle informazioni sulla posizione del documento cartaceo archiviato (figura 8).

scarica il pdf del processo di lavorazione del servizio stampa e recapito

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